Il est utile de rappeler comment et dans quelles conditions, la demande doit être faite car constituer un dossier de subvention est un exercice à part entière, avec des règles précises. Voici quelques conseils utiles aux novices.

Petit rappel :
- L'association doit avoir fait l'objet d'une déclaration en préfecture depuis au moins 2 ans. Cette loi n'est pas écrite, mais évidente. Cela ne vous empêche nullement de présenter votre dossier avant cette date afin de faire connaître vos actions, mais celui-ci ne sera pas examiné avant au moins la 2ème année d'existence. La subvention doit être demandée par les instances dirigeantes de l'association. L'aide sollicitée doit concerner un projet d'intérêt général, conçu, porté et réalisé par l'association, ou bien une action de formation des bénévoles.

Constitution du dossier de demande de subvention
Quel que soit l'organisme auquel vous adressez une demande de subvention, il vous sera toujours demandé, au minimum, les pièces suivantes :

1. Les statuts régulièrement déclarés, en un seul exemplaire, (si l'association est enregistrée dans le RNA, il n'est pas nécessaire de les joindre).

2. La liste des personnes chargées de l'administration de l'association régulièrement déclarée (composition du conseil, du bureau, …). Il n'est pas nécessaire de la joindre si l'association est enregistrée dans le répertoire national des associations (RNA).

3. Un relevé d'identité bancaire, portant une adresse correspondant à celle du n°SIRET.

4. Les comptes approuvés du dernier exercice clos.

5. Le plus récent rapport d'activité approuvé.

A qui faire la demande de subvention ?
C'est l'association qui doit déterminer à quel financeur public elle va demander une subvention. Il est important d'adapter la demande en fonction du projet (local, départemental, national). Le premier financeur des associations est la collectivité locale. Il faut donc structurer son projet en connaissance de cause. Par exemple, il est indispensable de se renseigner au préalable, de la politique de subventionnement du service administratif visé. Internet facilite aujourd'hui grandement les choses pour cette enquête qui vous permettra de ne pas demander inutilement une subvention à un organisme qui n'en délivre pas ou plus...

Organismes susceptibles de verser une subvention
- les services de l'État: direction départementale de la jeunesse et des sports, etc.
- les communes (délibération du conseil municipal);
- les départements (délibération du conseil général);
- les régions (délibération du conseil régional);
- des fondations notamment la Fondation de France;
- les instances européennes.

Différents types de subventions
- en espèces;
- en nature (mise à disposition de matériel, de personnel, de locaux, etc.). Il ne s'agit pas de recettes mais d'une diminution des charges de l'association.
- être générales ou affectées à une opération spécifique. Lorsque la subvention est attribuée pour un projet particulier, elle doit être utilisée pour ce projet. Elle ne peut pas servir à financer une autre dépense.
- couvrir des frais de fonctionnement (subvention de fonctionnement);
- financer une immobilisation (subvention d'investissement).

Comment faire la demande de subvention ?
La demande peut-être faite en ligne, en utilisant le téléservice(1) dossier unique de demande de subvention. Il est également possible de remplir le formulaire Cerfa n°12156 édité par la COSA(2). Mais cela ne doit pas vous empêcher de faire une lettre de présentation (à joindre au dossier dans les 2 cas) de votre association. Cette lettre doit présenter les grandes lignes de votre projet, mettre en avant votre savoir-faire et vos compétences ainsi que votre implication, reconnus de tous !!!

Etre l'association incontournable !
Oui, cette lettre de présentation doit être rédigée avec l'objectif de séduire votre lecteur. Ne jamais oublier que le facteur humain est prépondérant dans le choix des subventionneurs. Les responsables administratifs qui vont prendre connaissance de votre demande doivent être persuadés, à la lecture de cette lettre, du bien fondé de la subvention demandée. N'oubliez pas de mentionner le montant de la subvention que vous sollicitez, ainsi que les pièces jointes et les coordonnées des collaborateurs en charge du dossier(objectifs, public visé, démarche envisagée, résultats attendus, autres partenaires…).

Les pièces comptables à produire
C'est le poste le plus important et il est déterminant. Il vous sera demandé :

- le budget prévisionnel du projet, c'est-à-dire l'ensemble des dépenses occasionnées par celui-ci et les recettes qui serviront à le financer. Très important : le budget doit être équilibré et surtout détaillé. Il faut inclure TOUTES les dépenses, mêmes celles qui vous sembleraient les plus marginales ou incongrues (les fournitures, les frais de poste, d'assurance ou d'électricité, les taxes, etc..). Ne pas oublier la valorisation du bénévolat et les coûts qu'il engendre(3).

- le compte de résultat récapitule les dépenses et les recettes de l'année précédente. La différence entre les produits et les charges fait apparaître un solde positif ou négatif. N'exagérez rien !

- le bilan fait état au travers de l'actif et du passif de la richesse matérielle et immatérielle et inclut les amortissements des biens de votre association depuis sa création.

Le conventionnement ou l'art de pérénniser une subvention
De plus en plus souvent, et de façon complémentaire à une demande de subvention, l'administration concernée demande à ce que soit signée une convention d'objectifs(4) qui précise les engagements de chacun autour d'un projet défini. Une telle convention peut être établie pour une ou pour plusieurs années. Il faut savoir qu'elle est aujourd'hui obligatoire pour toute subvention supérieure à 23000 euros.

En savoir plus
(1) Subvention en ligne
Subvention en ligne est le guichet unique de demande de subvention effectuée par les organismes porteurs de projet auprès des services de l'Etat, des collectivités et des organismes publics partenaires. Attention, votre association ne peut demander son adhésion à Subvention en ligne que si elle est sollicitée par un service de l'Etat participant à l'expérimentation toujours en cours

(2) Le formulaire Cerfa n°12156 édité par la COSA - Attention, chargement un peu long
Attention : certaines collectivités locales (mairies, départements, régions) n'acceptent pas ce formulaire dans les dossiers qu'elles instruisent. Il convient de le vérifier au préalable auprès d'elles.

(3) Lire l'article "Comment valoriser comptablement le bénévolat" de la Lettrasso du 08-03-2011

(4) Convention d'objectifs entre une association et une administration
Modèle permettant de fixer, pour une ou plusieurs années, les engagements respectifs d'une association et d'une administration autour d'un projet défini. Comporte des indications sur les moyens financiers alloués et les modalités d'évaluation de la qualité des actions menées.

Tenir la comptabilité d'une association

Ce qu'il faut savoir... en plus
- Les associations à caractère cultuel ne sont pas autorisées à recevoir des subventions.

- Certaines subventions ne peuvent être versées qu'aux associations possédant un agrément ministériel.

- Les administrations et les collectivités publiques disposent souvent d'un pouvoir discrétionnaire pour l'accorder ou la refuser, ce qui signifie qu'elles n'ont pas à justifier leurs décisions, qui sont sans recours.

La liste des ministères qui aident les associations (de 1 à 21)