Toute association, quelles que soient ses activités ou sa taille, est susceptible d'être contrôlée par l'administration fiscale ou l'Urssaf. A ce titre, elle est tenue de conserver et de produire la justification des mouvements financiers des 10 années précédentes et donc de tenir une comptabilité même élémentaire.

De ce fait, la comptabilité doit être une technique au service de la gestion associative. Si elle perçoit une aide publique, si minime soit-elle, l'organisme qui la lui verse et la chambre régionale des comptes sont susceptibles d'en contrôler l'utilisation, ce qui entraîne ici encore l'obligation d'une comptabilité minimale.

La comptabilité doit permettre à tout trésorier :
1. de fournir aux administrateurs des informations permettant de mettre en adéquation la politique de l'association et les moyens financiers ;
2. de suivre les évolutions des charges et des produits en cours d'exercice ;
3. de rendre des comptes aux adhérents ;
4. de justifier de l'utilisation des fonds aux financeurs et de la légalité de leur utilisation aux ” contrôleurs ” (Urssaf, impôts, commissaires aux comptes...).

Le rôle du trésorier est alors d'adapter l'outil comptable au volume d'informations financières à traiter.

La comptabilité en partie simple (concerne 95% des associations)
Il s'agit d'enregistrer sur deux colonnes les charges et produits de l'association. Cela ne peut être utile que pour les petites associations ayant très peu d'activité. Lors de l'assemblée générale le trésorier annonce le montant des dépenses, celui des recettes et le solde de trésorerie.

La comptabilité en partie double.
A chaque débit un crédit. Pour chaque opération une double écriture comptable est passée. Une dépense est passée en charges et en contrepartie en banque ou compte ”à payer” (fournisseur par exemple). Une recette est passée en produits et en contrepartie en banque ou compte ”à recevoir” (adhérent par exemple).

Les amortissements du matériel sont passés en charges de l'année et en déduction de la valeur d'achat des matériels. Toutes les dépenses et les recettes relatives à une année de fonctionnement doivent être affectées aux comptes de l'année concernée, indépendamment de la date à laquelle elles sont payées ou perçues. L'utilisation des règles comptables évoquées en page précédente est indispensable. Lors de l'assemblée générale le trésorier présente un compte de résultat et un bilan.

La comptabilité analytique
Il s'agit d'affecter chaque charge et produit à une activité de l'association. La comptabilité analytique est parfaitement adaptée à la comptabilité en partie double. La plupart des logiciels de comptabilité donne cette possibilité. Toutefois il est aussi aisé de l'utiliser en comptabilité en partie simple. Un cahier à colonnes ou un tableur informatique permettent de la réaliser facilement. Lors de l'assemblée générale, le trésorier présente, activité par activité, charges, produits et résultat.

Présentation des comptes
Quel que soit le type de comptabilité retenu, une présentation complémentaire aux tableaux de chiffres sous forme de schémas ou de graphiques permet une visualisation des éléments financiers en proportion les uns par rapport aux autres.

Un logiciel comptable est FORTEMENT conseillé, car il permet de mettre la comptabilité de l'association aux normes voulues par les financeurs.
En savoir plus
Pour tout savoir sur la comptabilité d'une association - Cliquez-moi !